Tässä artikkelissa
- Vähintään 5 henkilölle kannattaa tehdä varaus etukäteen
- Vähintään 10 henkilölle tarvitaan sekä varaus että ennakkosopimus
- 20–30 henkilön aikataulusta sovitaan noin kuukautta etukäteen
- Erottakaa tavallisen varauksen ja ryhmän ennakkosopimisen tehtävät
- Kertokaa tarjoilutapa ja ruokavaliorajoitukset yhdellä kertaa
- Kerromme etukäteen, miten suuri varaus vaikuttaa ravintolan toimintaan
- Sopimusta ja ennakkomaksua käytetään tarvittaessa ennakkosopimisen jälkeen
- Lähettäkää kaikki ensimmäiseen tiedusteluun tarvittavat tiedot kerralla
- Kun valmistelette ryhmävierailua
Lyhyt vastaus
Vähintään 5 henkilön seurueelle suosittelemme varausta. Vähintään 10 henkilön seurueen tulee Naver- tai CatchTable-varauksen lisäksi sopia aikataulusta ja tarjoilutavasta puhelimitse tai yhteydenottolomakkeella ennen vierailua. 20–30 henkilön seurueen tulee ottaa yhteyttä noin kuukautta etukäteen, eikä vierailun vastaanottaminen välttämättä onnistu muiden varausten ja valmisteluajan vuoksi. Vähintään 20 henkilön seurueelta voidaan ennakkosopimisen jälkeen edellyttää sopimusta ja ennakkomaksua.
Tärkeimmät asiat
- Vähintään 5 henkilön seurueelle suositellaan varausta. Vähintään 10 henkilön seurue tarvitsee sekä Naver- tai CatchTable-varauksen että ennakkosopimisen puhelimitse tai yhteydenottolomakkeella.
- 20–30 henkilön seurueesta sovitaan noin kuukautta etukäteen, eikä sitä välttämättä voida ottaa vastaan muiden varausten ja tarvittavan valmisteluajan vuoksi.
- Vähintään 20 henkilön seurueelta voidaan tarvittaessa edellyttää sopimusta ja ennakkomaksua ennakkosopimisen jälkeen. Summat ja ehdot sovitaan kirjallisesti.
Syvemmin
Vähintään 5 henkilölle kannattaa tehdä varaus etukäteen
Vähintään 5 henkilön seurueessa tärkeää ei ole vain muutama vapaa tuoli, vaan pöytäjärjestely, jossa koko seurue voi istua yhdessä. Tehkää varaus mahdollisimman aikaisin ja ilmoittakaa todellinen henkilömäärä täsmällisesti, jotta ravintola voi valmistautua sen mukaisesti. Jos tarvitsette lastenistuimia tai esteettömään liikkumiseen liittyviä järjestelyjä, kertokaa niistä varauksen tai ennakkotiedustelun yhteydessä. Vastaamme sen mukaan, mitä voimme vahvistaa.
Jos sama seurue tekee varauksia useilla nimillä, ravintolan on vaikea heti tunnistaa ne yhdeksi ryhmäksi. Kootkaa tiedot yhden päävaraajan nimen ja yhteystietojen alle. Jos varaukset ovat erillisiä, ilmoittakaa varausnumerot ja kokonaismäärä. Jos päivän lopullinen henkilömäärä voi vielä muuttua, kertokaa myös, milloin se vahvistuu; tämä auttaa arvioimaan pöytäjärjestelyjä.
Vähintään 10 henkilölle tarvitaan sekä varaus että ennakkosopimus
Vähintään 10 henkilön seurueen tulee Naver- tai CatchTable-varauksen jälkeenkin sopia vierailusta erikseen puhelimitse tai yhteydenottolomakkeella. Käymme tällöin läpi kokonaismäärän, aloitusajan, valinnan menun ja à la carte -tilaamisen välillä, seurueen saapumistavan sekä tarvittavien järjestelyjen toteutettavuuden. Pelkkä vastaus tiedusteluun ei merkitse, että varaus on valmis.
Valitkaa menu etukäteen, jos mahdollista. Jos suuri seurue päättää kaikki annokset vasta paikan päällä samaan aikaan, tilauksen vahvistuminen ja tarjoilujärjestys voivat viivästyä. Kertokaa ensimmäisessä yhteydenotossa, haluatteko menun vai à la carte -annokset, voivatko kaikki valita saman menun ja onko seurueessa henkilökohtaisia ruokavaliorajoituksia. Näin voimme kertoa tarkemmin, millainen palvelutapa on vierailupäivänä mahdollinen.
20–30 henkilön aikataulusta sovitaan noin kuukautta etukäteen
Vähintään 20 henkilön tilaisuus vaatii laajemmat valmistelut kuin tavallinen pöytävaraus. Ottakaa yhteyttä noin kuukausi ennen toivottua päivää. Jos samaan aikaan on jo varauksia tai valmisteluaikaa ei ole riittävästi, ryhmää ei välttämättä voida ottaa vastaan, vaikka uusia varauksia ei enää hyväksyttäisi. Pelkkä päivän päättäminen tai sen ilmoittaminen osallistujille ei vahvista ravintolan käyttöä.
Kun ravintola on tarkistanut, voidaanko seurue ottaa vastaan ja mitä järjestelyjä tarvitaan, kerromme seuraavat vaiheet. Tarkistakaa sekä varausvahvistus että ryhmän kanssa sovitut asiat ennen kuin ilmoitatte osallistujille lopullisesta vahvistuksesta. Menun valmistelu, henkilökunnan järjestäminen ja muiden varausten sovittaminen vaikeutuvat päivän lähestyessä, joten myös henkilömäärän ja ajan muutoksista on ilmoitettava mahdollisimman aikaisin.
Erottakaa tavallisen varauksen ja ryhmän ennakkosopimisen tehtävät
Tavallinen pöytävaraus tehdään Naverissa tai CatchTablessa. Puhelin ja yhteydenottolomake eivät korvaa tavallista varausta, vaan niitä käytetään vähintään 10 henkilön ryhmän vastaanottomahdollisuuden, tarjoilutavan ja saapumistietojen erilliseen sopimiseen. Jos ryhmä tarvitsee molemmat vaiheet, säilyttäkää sekä varausvahvistus että vastaus tiedusteluun.
Vastauksessa voidaan kertoa toteutettavissa olevista järjestelyistä ja lisäehdoista, jotka on vielä tarkistettava. Älkää tulkitko pelkkää vastausta varausvahvistukseksi, vaan varmistakaa, että sekä varaus että kaikki ryhmäjärjestelyissä vaaditut jatkotoimet on tehty. Jos vähintään 20 henkilön tilaisuus edellyttää sopimusta, valmistelut voidaan aloittaa vasta kirjallisten toimien valmistuttua.
Kerromme etukäteen, miten suuri varaus vaikuttaa ravintolan toimintaan
Kun vähintään 20 henkilön seurue saapuu samaan aikaan, voimme rajoittaa lisävarauksia. Paikalle voi silti tulla ilman varausta saapuvia asiakkaita. Jos päivän toiminnan odotetaan poikkeavan tavallisesta, kerromme tarvittavat tiedot etukäteen verkkosivustolla tai Instagramissa. Näin sekä ryhmä että muut vieraat voivat tietää, millaista palvelua on saatavilla.
Saapukaa mahdollisuuksien mukaan sovittuun aloitusaikaan. Ateria pääsee sujuvammin alkuun, jos ryhmän yhteyshenkilö päättää etukäteen, miten ajoissa saapuneiden ja myöhästyvien tilaukset hoidetaan. Jos saapumisajoissa odotetaan suuria eroja, kertokaa siitä ennakkosopimisen yhteydessä eikä vasta vierailupäivänä.
Sopimusta ja ennakkomaksua käytetään tarvittaessa ennakkosopimisen jälkeen
Vähintään 20 henkilön seurueelta voidaan ennakkosopimisen tuloksen perusteella edellyttää sopimuksen allekirjoittamista ja ennakkomaksua. Sopimukseen kirjataan tilaisuuden kannalta tarpeelliset tiedot, kuten vahvistettu henkilömäärä, menu, käyttöaika, muutokset ja peruutukset sekä maksuaikataulu. Tässä artikkelissa ei määrätä samaa summaa tai samoja hyvitysehtoja kaikille tilaisuuksille.
Jos sopimus tarvitaan, ryhmän yhteyshenkilö tarkistaa ravintolan antamat kirjalliset ehdot, ja lopulliset valmistelut tehdään vaaditun ennakkomaksun jälkeen. Sopimusehtoja ei katsota vahvistetuiksi pelkän puhelun tai yksittäisten viestien perusteella. Jos jokin muuttuu, tarkistakaa uudelleen voimassa olevat kirjalliset ehdot ja mahdolliset mukautukset.
Lähettäkää kaikki ensimmäiseen tiedusteluun tarvittavat tiedot kerralla
Ilmoittakaa samalla kertaa toivottu päivä ja aloitusaika, arvioitu henkilömäärä ja sen vahvistuspäivä, päävaraajan nimi, menu- tai à la carte -toive, mahdollisuus valita annokset etukäteen, täsmälliset ruokavaliorajoitukset, seurueen saapumistapa ja yhteystieto vastausta varten. Tavallinen varaus tehdään Naverissa tai CatchTablessa, ja vähintään 10 henkilön käytännön järjestelyistä jatketaan puhelimitse tai yhteydenottolomakkeella.
Yhden ryhmän yhteyshenkilön kannattaa jatkaa samassa viestiketjussa sen sijaan, että tiedot jaetaan eri kanaviin. Näin tarkistetut ehdot voidaan yhdistää oikein. Jos henkilömäärä tai aika muuttuu, ilmoittakaa sekä vanha että uusi tieto. Erotamme vastauksessa vahvistetut asiat niistä, jotka vaativat vielä tarkistamista.
Kun valmistelette ryhmävierailua
- Onko 5 henkilön aina tehtävä varaus?
- Mahina Vegan Table suosittelee varausta vähintään 5 henkilön seurueelle. Ilmoittakaa todellinen henkilömäärä täsmällisesti, jotta yhteinen pöytä ja valmistelut voidaan järjestää sujuvasti.
- Mitä vähintään 10 henkilön seurueen pitää tehdä?
- Sopikaa henkilömäärästä, tarjoilutavasta ja saapumistiedoista puhelimitse tai yhteydenottolomakkeella ennen vierailua Naver- tai CatchTable-varauksen lisäksi.
- Onko vähintään 20 henkilön seurue aina mahdollinen, jos otamme yhteyttä kuukautta etukäteen?
- Ei. Mahina Vegan Table ei välttämättä voi ottaa ryhmää vastaan muiden varausten tai tarvittavan valmisteluajan vuoksi. Vastaanottomahdollisuus on vahvistettava ja vaaditut jatkotoimet on tehtävä.
- Tarvitaanko ennakkomaksu aina?
- Ei aina eikä samoilla ehdoilla. Vähintään 20 henkilön seurueelta voidaan ennakkosopimisen jälkeen edellyttää sopimusta ja ennakkomaksua. Tilaisuuden tarkat ehdot annetaan kirjallisesti.
Lähettäkää päivä, aika, henkilömäärä, tarjoilutapa, ruokavaliorajoitukset ja yhteyshenkilön tiedot yhdellä kertaa.
Aloita yhteydenotto Mahina Vegan Tableen
