I denne artikel
  1. Bestil så vidt muligt bord på forhånd fra 5 gæster
  2. Fra 10 gæster kræves både reservation og forhåndsaftale
  3. For 20–30 gæster aftales datoen omkring en måned i forvejen
  4. Skeln mellem almindelig reservation og aftalen for grupper
  5. Oplys menuform og kostbegrænsninger samlet
  6. Vi oplyser på forhånd, hvordan en stor reservation påvirker driften
  7. Kontrakt og forudbetaling anvendes efter forhåndsaftalen, når det er nødvendigt
  8. Send alle nødvendige oplysninger i den første henvendelse
  9. Når et gruppebesøg skal planlægges

Det korte svar

For grupper på mindst 5 gæster anbefaler vi reservation. Grupper på mindst 10 gæster skal, ud over en reservation via Naver eller CatchTable, aftale tidspunkt og menuform med os på telefon eller via kontaktformularen før besøget. Grupper på 20–30 gæster bør henvende sig omkring en måned i forvejen; eksisterende reservationer og den nødvendige forberedelsestid kan betyde, at vi ikke kan tage imod gruppen. For grupper på mindst 20 gæster kan en skriftlig aftale og forudbetaling blive et vilkår efter den indledende dialog.

Det vigtigste

  • Vi anbefaler reservation fra 5 gæster; fra 10 gæster er både reservation via Naver eller CatchTable og en særskilt forhåndsaftale på telefon eller via kontaktformularen nødvendig.
  • Grupper på 20–30 gæster aftaler besøget omkring en måned i forvejen, men eksisterende reservationer og forberedelsestiden kan gøre det umuligt at tage imod gruppen.
  • For grupper på mindst 20 gæster anvendes kontrakt og forudbetaling kun, når det er nødvendigt efter forhåndsaftalen; beløb og vilkår fastlægges skriftligt.

I dybden

Bestil så vidt muligt bord på forhånd fra 5 gæster

Fra 5 gæster bliver det vigtigere at kunne placere hele selskabet samlet end blot at have enkelte ledige pladser. Bestil derfor så vidt muligt på forhånd, og angiv det faktiske antal gæster, så vi kan forberede bordopstillingen. Hvis der er behov for barnestol eller særlige adgangsforhold, kan det oplyses ved reservationen eller i en forhåndshenvendelse; vi svarer ud fra, hvad der kan bekræftes.

Hvis ét selskab reserverer under flere navne, er det ikke altid tydeligt, at reservationerne hører sammen. Saml oplysningerne under én ansvarlig gæsts navn og kontaktoplysninger, og oplys reservationsnumre og samlet antal, hvis selskabet er fordelt på flere reservationer. Hvis antallet kan ændre sig, hjælper det også at anføre, hvornår det forventes endeligt bekræftet.

Fra 10 gæster kræves både reservation og forhåndsaftale

Grupper på mindst 10 gæster skal efter reservation via Naver eller CatchTable også kontakte os særskilt på telefon eller via kontaktformularen før besøget. Her aftaler vi samlet antal, starttidspunkt, servering som menu eller à la carte, hvordan selskabet ankommer, og hvad der kan forberedes. Et svar på en henvendelse er ikke i sig selv en færdig reservation.

Vælg om muligt menuen på forhånd. Når mange gæster først skal vælge samtidig ved bordet, kan både bekræftelsen af bestillingen og serveringsrækkefølgen blive forsinket. Oplys i den første henvendelse, om I ønsker menu eller à la carte, om alle kan vælge det samme, og om enkelte gæster har kostbegrænsninger; så kan vi mere præcist forklare, hvad der kan lade sig gøre på dagen.

For 20–30 gæster aftales datoen omkring en måned i forvejen

Et selskab på mindst 20 gæster kræver mere forberedelse end en almindelig bordreservation. Kontakt os omkring en måned før den ønskede dato. Hvis der allerede er reservationer på samme tidspunkt, eller forberedelsestiden er for kort, kan vi være nødt til at afslå gruppen, selv om vi ikke tager flere reservationer ind. Besøget er ikke bekræftet, blot fordi selskabet allerede har valgt datoen eller informeret deltagerne.

Når vi har vurderet kapaciteten og den nødvendige forberedelse, oplyser vi om næste trin. Inden besøget meddeles som endeligt til deltagerne, bør både reservationsbekræftelsen og indholdet af gruppeaftalen kontrolleres. Jo tættere datoen er på, desto vanskeligere kan det være at tilpasse menu, bemanding og andre reservationer; ændringer i antal og tidspunkt skal derfor meddeles så tidligt som muligt.

Skeln mellem almindelig reservation og aftalen for grupper

Almindelige bordreservationer foretages via Naver eller CatchTable. Telefon og kontaktformular erstatter ikke den almindelige reservation; de bruges til særskilt at aftale kapacitet, menuform og ankomstoplysninger for grupper på mindst 10 gæster. Når begge trin er nødvendige, bør selskabet gemme både reservationsbekræftelsen og svaret på gruppehenvendelsen.

Et svar på en henvendelse kan beskrive, hvad der kan forberedes, og hvilke forhold der stadig skal afklares. Betragt ikke alene svaret som en reservationsbekræftelse; kontrollér, at både den almindelige reservation og alle aftalte opfølgende trin er gennemført. For grupper på mindst 20 gæster, hvor en kontrakt er nødvendig, kan forberedelsen først begynde, når også den skriftlige proces er afsluttet.

Oplys menuform og kostbegrænsninger samlet

Skriv i den første henvendelse, om I foretrækker menu eller à la carte, om menuen kan vælges på forhånd, og hvilke præcise ingredienser eller allergener den enkelte skal undgå. En bred formulering som ‘vegansk selskab’ er mindre nyttig end en tydelig angivelse af individuelle hensyn. Tag udgangspunkt i den aktuelle menu på henvendelsestidspunktet, og gå ikke ud fra, at retter på ældre billeder stadig serveres.

Oplys også, om hele selskabet skal have den samme faste menu, eller om enkelte gæster har brug for andre valg. Det er ikke muligt at imødekomme enhver forespørgsel uændret. Vi svarer ud fra den aktuelle menu og det, køkkenet kan forberede den pågældende dag, og gør vanskelige vilkår tydelige inden besøget.

Vi oplyser på forhånd, hvordan en stor reservation påvirker driften

Når en gruppe på mindst 20 gæster kommer samtidig, kan vi begrænse yderligere reservationer. Der kan stadig komme gæster uden reservation, så på dage med en usædvanlig driftssituation offentliggør vi nødvendige oplysninger på hjemmesiden eller Instagram. Formålet er, at både gruppen og andre gæster på forhånd kan se, hvilke muligheder der er.

Selskabet bør så vidt muligt ankomme til det aftalte starttidspunkt. Måltidet kan begynde mere smidigt, hvis den ansvarlige på forhånd har afklaret, hvordan bestillingen håndteres for gæster, der kommer tidligt eller sent. Hvis ankomsttiderne forventes at variere meget, skal det oplyses under forhåndsaftalen og ikke først på dagen.

Langbord på Mahina Vegan Table, sammensat så flere gæster kan sidde sammen
Mahina Vegan Tables langbord gjort klar til en gruppemiddag

Kontrakt og forudbetaling anvendes efter forhåndsaftalen, når det er nødvendigt

For grupper på mindst 20 gæster kan resultatet af forhåndsaftalen indebære en kontrakt og forudbetaling. Kontrakten beskriver de forhold, der er relevante for det konkrete selskab, herunder bekræftet antal, menu, tidsrum, ændringer, afbestilling og betalingsplan. Denne artikel fastsætter ikke samme beløb eller samme refusionsvilkår for alle grupper.

Hvis en kontrakt er nødvendig, gennemgår den ansvarlige gæst de skriftlige vilkår fra restauranten, og den endelige forberedelse fortsætter, når den krævede forudbetaling er gennemført. En mundtlig samtale eller enkelte beskeder udgør ikke i sig selv en endelig kontrakt. Ved ændringer skal de eksisterende skriftlige vilkår og det mulige råderum gennemgås på ny.

Lyserøde og hvide friske blomster foran et langt dækket bord
Langt dækket bord og sæsonens friske blomster på Mahina Vegan Table

Send alle nødvendige oplysninger i den første henvendelse

Angiv ønsket dato og starttidspunkt, forventet antal og dato for endelig bekræftelse, den ansvarlige gæsts navn, ønske om menu eller à la carte, mulighed for forhåndsvalg, præcise kostbegrænsninger, selskabets ankomstform og kontaktoplysninger til svar. Almindelig reservation foretages via Naver eller CatchTable; driftsaftalen for mindst 10 gæster fortsætter på telefon eller via kontaktformularen.

Det er lettere at knytte de aftalte vilkår korrekt sammen, når én ansvarlig person fortsætter i den samme samtale, frem for at oplysningerne fordeles på flere kanaler. Ved ændringer i antal eller tidspunkt bør både de tidligere og de nye oplysninger anføres. Vi skelner i svaret mellem det, der er bekræftet, og det, der stadig kræver afklaring.

Når et gruppebesøg skal planlægges

Skal en gruppe på 5 altid reservere?
Mahina Vegan Table anbefaler reservation fra 5 gæster. Angiv det præcise antal, så bordopstillingen kan forberedes, og besøget kan forløbe smidigt.
Hvad skal en gruppe på mindst 10 gæster gøre?
Ud over reservation via Naver eller CatchTable skal antal, menuform og ankomstoplysninger aftales på telefon eller via kontaktformularen før besøget.
Er en gruppe på mindst 20 gæster garanteret plads, hvis den spørger en måned før?
Nej. Eksisterende reservationer og den nødvendige forberedelsestid kan gøre det umuligt at tage imod gruppen; Mahina Vegan Table skal først bekræfte kapaciteten, og de nødvendige efterfølgende trin skal gennemføres.
Kræves der altid forudbetaling?
Nej, de samme vilkår gælder ikke automatisk hver gang. For grupper på mindst 20 gæster kan kontrakt og forudbetaling være nødvendig efter forhåndsaftalen; de konkrete vilkår fastlægges i den skriftlige information til selskabet.

Send dato, tidspunkt, antal gæster, menuform, kostbegrænsninger og den ansvarlige persons kontaktoplysninger samlet.

Kontakt Mahina Vegan Table om et gruppebesøg