I denne artikkelen
  1. Bestill så langt det er mulig bord på forhånd for grupper på 5 gjester
  2. Fra 10 gjester kreves både reservasjon og forhåndsavtale
  3. For 20–30 gjester avtales datoen rundt en måned i forveien
  4. Skill mellom vanlig reservasjon og avtalen for grupper
  5. Oppgi menytype og kostbegrensninger samlet
  6. Vi opplyser på forhånd hvordan en stor reservasjon påvirker driften
  7. Kontrakt og forskuddsbetaling brukes etter forhåndsavtalen når det er nødvendig
  8. Send alle nødvendige opplysninger i den første henvendelsen
  9. Når et gruppebesøk skal planlegges

Det korte svaret

For grupper på minst 5 gjester anbefaler vi reservasjon. Grupper på minst 10 gjester skal, i tillegg til en reservasjon via Naver eller CatchTable, avtale tidspunkt og menytype med oss på telefon eller via kontaktskjemaet før besøket. Grupper på 20–30 gjester bør ta kontakt rundt en måned i forveien; eksisterende reservasjoner og nødvendig forberedelsestid kan bety at vi ikke kan ta imot gruppen. For grupper på minst 20 gjester kan en skriftlig avtale og forskuddsbetaling bli et vilkår etter den innledende dialogen.

Det viktigste

  • Vi anbefaler reservasjon for grupper på 5 gjester; fra 10 gjester er både reservasjon via Naver eller CatchTable og en særskilt forhåndsavtale på telefon eller via kontaktskjemaet nødvendig.
  • Grupper på 20–30 gjester avtaler besøket rundt en måned i forveien, men eksisterende reservasjoner og forberedelsestiden kan gjøre det umulig å ta imot gruppen.
  • For grupper på minst 20 gjester brukes kontrakt og forskuddsbetaling bare når det er nødvendig etter forhåndsavtalen; beløp og vilkår fastsettes skriftlig.

I dybden

Bestill så langt det er mulig bord på forhånd for grupper på 5 gjester

For grupper på 5 gjester blir det viktigere å kunne plassere hele selskapet samlet enn bare å ha enkelte ledige plasser. Bestill derfor så langt det er mulig på forhånd, og oppgi det faktiske antallet gjester, så vi kan forberede bordoppsettet. Hvis det er behov for barnestol eller særlige adgangsforhold, kan det opplyses ved reservasjonen eller i en forhåndshenvendelse; vi svarer ut fra hva som kan bekreftes.

Hvis ett selskap reserverer under flere navn, er det ikke alltid tydelig at reservasjonene hører sammen. Samle opplysningene under én ansvarlig gjests navn og kontaktopplysninger, og oppgi reservasjonsnumre og samlet antall hvis selskapet er fordelt på flere reservasjoner. Hvis antallet kan endre seg, hjelper det også å oppgi når det forventes endelig bekreftet.

Fra 10 gjester kreves både reservasjon og forhåndsavtale

Grupper på minst 10 gjester må, etter reservasjon via Naver eller CatchTable, også kontakte oss særskilt på telefon eller via kontaktskjemaet før besøket. Her avtaler vi samlet antall, starttidspunkt, fast meny eller à la carte, selskapets ankomst og hva som kan forberedes. Et svar på en henvendelse er ikke i seg selv en ferdig reservasjon.

Velg om mulig menyen på forhånd. Når mange gjester må velge samtidig ved bordet, kan både bekreftelsen av bestillingen og serveringsrekkefølgen bli forsinket. Oppgi i den første henvendelsen om dere ønsker meny eller à la carte, om alle kan velge det samme og om enkelte gjester har kostbegrensninger; slik kan vi mer nøyaktig forklare hva som kan la seg gjøre på besøksdagen.

For 20–30 gjester avtales datoen rundt en måned i forveien

Et selskap på minst 20 gjester krever mer forberedelse enn en vanlig bordreservasjon. Kontakt oss rundt en måned før den ønskede datoen. Hvis det allerede er reservasjoner på samme tidspunkt, eller forberedelsestiden er for kort, kan vi være nødt til å avslå gruppen, selv om vi ikke tar flere reservasjoner. Besøket er ikke bekreftet, bare fordi selskapet allerede har valgt datoen eller informert deltakerne.

Når vi har vurdert kapasiteten og den nødvendige forberedelsen, opplyser vi om neste trinn. Før besøket omtales som endelig til deltakerne, bør både reservasjonsbekreftelsen og innholdet av gruppeavtalen kontrolleres. Jo tettere datoen er på, desto vanskeligere kan det være å tilpasse meny, bemanning og andre reservasjoner; endringer i antall og tidspunkt skal derfor oppgis så tidlig som mulig.

Skill mellom vanlig reservasjon og avtalen for grupper

Vanlige bordreservasjoner gjøres via Naver eller CatchTable. Telefon og kontaktskjema erstatter ikke den vanlige reservasjonen; de brukes til særskilt å avtale kapasitet, menytype og ankomstopplysninger for grupper på minst 10 gjester. Når begge trinn er nødvendige, bør selskapet lagre både reservasjonsbekreftelsen og svaret på gruppehenvendelsen.

Et svar på en henvendelse kan beskrive, hva som kan forberedes, og hvilke forhold som fortsatt skal avklares. Betrakt ikke svaret alene som en reservasjonsbekreftelse; kontroller at både den vanlige reservasjonen og alle avtalte oppfølgende trinn er gjennomført. For grupper på minst 20 gjester der en kontrakt er nødvendig, kan forberedelsen først begynne når også den skriftlige prosessen er avsluttet.

Oppgi menytype og kostbegrensninger samlet

Skriv i den første henvendelsen om dere foretrekker meny eller à la carte, om menyen kan velges på forhånd og hvilke nøyaktige ingredienser eller allergener den enkelte skal unngå. En bred formulering som «vegansk selskap» er mindre nyttig enn en tydelig angivelse av individuelle hensyn. Ta utgangspunkt i den aktuelle menyen på henvendelsestidspunktet, og ikke gå ut fra at retter på eldre bilder fortsatt serveres.

Oppgi også om hele selskapet skal ha den samme faste menyen, eller om enkelte gjester trenger andre valg. Det er ikke mulig å imøtekomme enhver forespørsel uendret. Vi svarer ut fra den aktuelle menyen og det kjøkkenet kan forberede den aktuelle dagen, og gjør vanskelige vilkår tydelige før besøket.

Vi opplyser på forhånd hvordan en stor reservasjon påvirker driften

Når en gruppe på minst 20 gjester kommer samtidig, kan vi begrense ytterligere reservasjoner. Det kan fortsatt komme gjester uten reservasjon, så på dager med en uvanlig driftssituasjon offentliggjør vi nødvendige opplysninger på nettsiden eller Instagram. Formålet er at både gruppen og andre gjester på forhånd kan se hvilke muligheter det er.

Selskapet bør så langt det er mulig ankomme til det avtalte starttidspunktet. Måltidet kan begynne smidigere hvis den ansvarlige på forhånd har avklart hvordan bestillingen håndteres for gjester som kommer tidlig eller sent. Hvis ankomsttidene forventes å variere mye, bør dette opplyses under forhåndsavtalen og ikke først på besøksdagen.

Langbord hos Mahina Vegan Table, satt sammen så flere gjester kan sitte sammen
Mahina Vegan Tables langbord gjort klar til en gruppemiddag

Kontrakt og forskuddsbetaling brukes etter forhåndsavtalen når det er nødvendig

For grupper på minst 20 gjester kan resultatet av forhåndsavtalen innebære en kontrakt og forskuddsbetaling. Kontrakten beskriver forholdene som er relevante for det konkrete selskapet, deriblant bekreftet antall, meny, tidsrom, endringer, avbestilling og betalingsplan. Denne artikkelen fastsetter ikke samme beløp eller samme refusjonsvilkår for alle grupper.

Hvis en kontrakt er nødvendig, gjennomgår den ansvarlige gjesten de skriftlige vilkårene fra restauranten, og den endelige forberedelsen fortsetter når den krevde forskuddsbetaling er gjennomført. En muntlig samtale eller enkelte meldinger utgjør ikke i seg selv en endelig kontrakt. Ved endringer skal de eksisterende skriftlige vilkår og det mulige handlingsrommet gjennomgås på ny.

Rosa og hvite friske blomster foran et langt dekket bord
Langt dekket bord og sesongens friske blomster hos Mahina Vegan Table

Send alle nødvendige opplysninger i den første henvendelsen

Oppgi ønsket dato og starttidspunkt, forventet antall og dato for endelig bekreftelse, den ansvarlige gjests navn, ønske om meny eller à la carte, mulighet for forhåndsvalg, nøyaktige kostbegrensninger, selskapets ankomstform og kontaktopplysninger til svar. Vanlig reservasjon gjøres via Naver eller CatchTable; forhåndsavklaringen for minst 10 gjester fortsetter på telefon eller via kontaktskjemaet.

Det er lettere å knytte de avtalte vilkårene riktig sammen når én ansvarlig person fortsetter i den samme samtalen, i stedet for at opplysningene fordeles på flere kanaler. Ved endringer i antall eller tidspunkt bør både de tidligere og de nye opplysningene oppgis. Vi skiller i svaret mellom det som er bekreftet, og det som fortsatt krever avklaring.

Når et gruppebesøk skal planlegges

Skal en gruppe på 5 alltid reservere?
Mahina Vegan Table anbefaler reservasjon for grupper på 5 gjester. Oppgi det nøyaktige antallet, så bordoppsettet kan forberedes, og besøket kan gå smidig.
Hva skal en gruppe på minst 10 gjester gjøre?
Utover reservasjon via Naver eller CatchTable skal antall, menytype og ankomstopplysninger avtales på telefon eller via kontaktskjemaet før besøket.
Er en gruppe på minst 20 gjester garantert plass, hvis den spør en måned før?
Nei. Eksisterende reservasjoner og den nødvendige forberedelsestiden kan gjøre det umulig å ta imot gruppen; Mahina Vegan Table skal først bekrefte kapasiteten, og de nødvendige påfølgende trinn skal gjennomføres.
Kreves det alltid forskuddsbetaling?
Nei, de samme vilkårene gjelder ikke automatisk hver gang. For grupper på minst 20 gjester kan kontrakt og forskuddsbetaling være nødvendig etter forhåndsavtalen; de konkrete vilkårene fastsettes i den skriftlige informasjonen til selskapet.

Send dato, tidspunkt, antall gjester, menytype, kostbegrensninger og den ansvarlige persons kontaktopplysninger samlet.

Kontakt Mahina Vegan Table om et gruppebesøk