In questo articolo
- Indicate lo scopo della richiesta già nella prima riga
- Riunite data, orario e numero di persone in una sola riga
- Comunicate se preferite il percorso degustazione o il menu alla carta e quando potrete scegliere le portate
- Indicate le esigenze alimentari attraverso i nomi degli ingredienti da evitare
- Per i gruppi, la preparazione varia in base al numero di persone
- Lasciate un numero di telefono per la risposta e indicate entro quando vi serve
- Seguendo questo ordine, potremo verificare tutto in una sola volta
- Quando ci contattate per telefono o tramite il modulo
La risposta breve
Comunicate in un unico messaggio la data e l'orario desiderati, il numero totale di persone, il nome della prenotazione, la preferenza per il percorso degustazione o per il menu alla carta, le precise restrizioni alimentari e allergie e il numero di telefono a cui ricevere risposta. Le prenotazioni ordinarie si confermano su Naver o CatchTable; per gruppi di almeno 10 persone è necessario concordare preventivamente i dettagli per telefono o tramite il modulo, separatamente dalla prenotazione. Una risposta alla richiesta non equivale alla conferma della prenotazione.
I punti essenziali
- La conferma di una prenotazione ordinaria e l'accordo preliminare tramite telefono o modulo sono due procedure distinte.
- Per le esigenze alimentari, indicate gli ingredienti precisi da evitare e il livello di prevenzione della contaminazione crociata necessario, non soltanto il nome della dieta.
- Per gruppi di almeno 10 persone occorre concordare anche la formula del menu e le informazioni sull'arrivo; per gruppi di almeno 20 persone, dopo l'accordo preliminare, potrebbero essere richiesti un contratto e un pagamento anticipato.
In profondità
Indicate lo scopo della richiesta già nella prima riga
Nel modulo, scrivete nella prima riga lo scopo principale, per esempio «visita di un gruppo di 10 persone», «verifica di esigenze alimentari» oppure «richiesta di collaborazione o della stampa». Anche al telefono, iniziare nello stesso ordine consente al personale di individuare rapidamente le informazioni necessarie. Se avete più domande, numeratele e separatele chiaramente.
Se desiderate soltanto verificare la disponibilità dei tavoli ordinari, consultate prima la schermata di prenotazione aggiornata su Naver o CatchTable. Il telefono e il modulo non sono canali alternativi per confermare una prenotazione ordinaria. Servono invece a concordare in anticipo la gestione di gruppi di almeno 10 persone o condizioni alle quali la pagina pubblica non può dare una risposta sufficiente.
Riunite data, orario e numero di persone in una sola riga
Indicate la data e l'orario di inizio desiderati, il numero totale di persone comprendendo adulti e bambini e il nome del referente della prenotazione. Una formula come «○ persone, il giorno ○ del mese ○, alle ore ○» riduce il rischio di interpretare in modo diverso la data rispetto a «la sera del prossimo fine settimana». Se sono possibili più date, indicatele in ordine di preferenza.
Se il numero di persone non è ancora definitivo, comunicate il minimo e il massimo previsti e la data entro cui sarà confermato. Se gli ospiti arriveranno in orari diversi o con più veicoli, indicate anche l'orario stimato del primo e dell'ultimo arrivo. Questi dati vengono considerati insieme nella valutazione dei posti e del flusso del servizio.
Indicate le esigenze alimentari attraverso i nomi degli ingredienti da evitare
Espressioni come «ho un'allergia» o «seguo la cucina templare» non consentono, da sole, di capire con precisione l'ambito necessario. Elencate per ogni persona gli ingredienti da evitare e, in caso di allergia, specificate se occorre evitare anche tracce, utensili condivisi e piani di lavoro comuni. Il fatto che il menu sia 100% vegetale e la sicurezza rispetto a una particolare allergia sono due informazioni diverse.
Se le condizioni sono più di una, suddividetele per persona, per esempio «Ospite A: allergia alle arachidi, evitare anche la contaminazione crociata / Ospite B: senza i cinque ortaggi pungenti». In questo modo la verifica è più semplice. Indicheremo separatamente ciò che è stato confermato e ciò che non possiamo offrire; il giorno della visita, ricordate comunque le allergie importanti prima di ordinare.
Per i gruppi, la preparazione varia in base al numero di persone
Per gruppi di almeno 5 persone consigliamo, per quanto possibile, di prenotare su Naver o CatchTable. Per almeno 10 persone, oltre alla prenotazione, concordate in anticipo per telefono o tramite il modulo il numero di ospiti, la formula del menu e le informazioni sull'arrivo. Verificare per telefono o tramite il modulo ciò che è possibile non conferma automaticamente la prenotazione ordinaria: controllate separatamente anche la schermata di avvenuta prenotazione.
Per visite da 20 a 30 persone occorre iniziare a concordare i dettagli circa un mese prima, e la richiesta potrebbe non essere accettabile in base alle prenotazioni già presenti e al tempo di preparazione. Per almeno 20 persone, l'esito dell'accordo preliminare può prevedere un contratto e un pagamento anticipato. Importi e condizioni di modifica non sono identici per ogni gruppo: si procede dopo aver confermato per iscritto ciò che è necessario per quello specifico incontro.
Lasciate un numero di telefono per la risposta e indicate entro quando vi serve
Nel modulo, lasciate il nome del referente, il numero di telefono a cui ricevere risposta e il momento entro cui vi occorre. Inviare la stessa richiesta divisa fra più canali può rendere difficile ricondurla a un'unica visita; è preferibile che un solo referente prosegua la conversazione nello stesso canale. In caso di variazioni, indicate sia le informazioni precedenti sia le voci modificate.
Dopo aver ricevuto la risposta di Mahina Vegan Table, confrontate insieme le informazioni confermate su data, orario, numero di persone, formula del menu ed esigenze alimentari. Se qualche punto richiede un'ulteriore verifica, proseguite la conversazione chiedendo espressamente di quella voce. Quando sono necessari sia l'accordo preliminare per il gruppo sia la prenotazione ordinaria, conservate separatamente lo stato di entrambe le procedure.
Seguendo questo ordine, potremo verificare tutto in una sola volta
Scopo della richiesta: / Data e orario di inizio desiderati: / Numero previsto o confermato di persone: / Nome del referente della prenotazione: / Preferenza per percorso degustazione o menu alla carta: / Possibilità di scegliere in anticipo il menu: / Ingredienti precisi da evitare: / Livello di prevenzione della contaminazione crociata necessario: / Informazioni sull'arrivo del gruppo: / Numero di telefono per la risposta: / Termine entro cui occorre la risposta:. La prenotazione ordinaria si effettua su Naver o CatchTable; per gruppi di almeno 10 persone, queste informazioni servono a proseguire separatamente l'accordo preliminare.
Nel modello copiato, scrivete «non pertinente» accanto alle voci che non si applicano. Prima di inviare la richiesta, ricontrollate le cifre di data, numero di persone e telefono; se avete già completato la prenotazione, comunicate anche il nome utilizzato e la data e l'ora confermate. Vi indicheremo ciò che è possibile in base alle informazioni ricevute e all'operatività del momento.
Quando ci contattate per telefono o tramite il modulo
- Una prenotazione ordinaria viene confermata per telefono o tramite il modulo?
- No. Una prenotazione ordinaria è confermata dalla schermata di completamento su Naver o CatchTable. Il telefono e il modulo servono per l'accordo preliminare relativo a gruppi di almeno 10 persone o per richieste che richiedono verifiche specifiche.
- Per almeno 10 persone è sufficiente completare la schermata di prenotazione?
- No. Oltre alla prenotazione su Naver o CatchTable, prima della visita concordate per telefono o tramite il modulo il numero di persone, la formula del menu e le informazioni sull'arrivo. Le due procedure hanno funzioni diverse.
- Come devo comunicare le esigenze alimentari?
- Per ogni persona, indicate gli ingredienti precisi da evitare e il livello di prevenzione della contaminazione crociata necessario. Il giorno della visita, ricordate nuovamente le allergie importanti prima di ordinare.
- Per almeno 20 persone il contratto e il pagamento anticipato hanno sempre le stesse condizioni?
- No. Possono essere richiesti in base all'esito dell'accordo preliminare; i dettagli sono indicati nella comunicazione scritta relativa a quello specifico gruppo.
Comunicate in un unico messaggio data, orario, numero di persone, formula del menu, esigenze alimentari e numero di telefono per la risposta.
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