I denne artikel
- Angiv formålet med henvendelsen i første linje
- Saml dato, tidspunkt og antal gæster på én linje
- Oplys, om I foretrækker menu eller à la carte, og hvornår menuvalget kan træffes
- Beskriv kosthensyn med navnene på de ingredienser, der skal undgås
- Forberedelserne afhænger af gruppens størrelse
- Efterlad et telefonnummer og oplys, hvornår du har brug for svar
- Denne rækkefølge gør henvendelsen let at kontrollere samlet
- Når du ringer eller bruger kontaktformularen
Det korte svar
Oplys den ønskede dato og tid, det samlede antal gæster, navnet på den person, reservationen skal stå i, om I foretrækker menu eller à la carte, præcise kosthensyn og allergier samt et telefonnummer til svar. Almindelige reservationer bekræftes via Naver eller CatchTable. Grupper på 10 personer eller flere skal desuden aftale besøget på forhånd via telefon eller kontaktformular. Et svar på en henvendelse er ikke i sig selv en bekræftet reservation.
Det vigtigste
- En bekræftet almindelig reservation og en forhåndsaftale via telefon eller kontaktformular er to forskellige processer.
- Ved kosthensyn skal du oplyse de præcise ingredienser, der skal undgås, og hvor omfattende beskyttelse mod krydskontakt der er nødvendig, frem for blot navnet på en kostform.
- Ved 10 personer eller flere aftales menuform og ankomst sammen. Ved 20 personer eller flere kan en skriftlig aftale og forudbetaling blive et vilkår efter forhåndsdialogen.
I dybden
Angiv formålet med henvendelsen i første linje
Begynd kontaktformularen med det vigtigste formål, for eksempel ‘gruppebesøg for 10 personer’, ‘afklaring af kosthensyn’ eller ‘samarbejds- og presseforespørgsel’. Brug samme rækkefølge, når du ringer, så den ansvarlige hurtigt kan finde de nødvendige oplysninger. Har du flere spørgsmål, er det en fordel at nummerere dem og dele dem op.
Hvis du kun vil se, om der er ledige almindelige pladser, skal du først kontrollere den aktuelle reservationsside hos Naver eller CatchTable. Telefonen og kontaktformularen er ikke kanaler, der bekræfter en almindelig reservation. De bruges til forhåndsaftaler om grupper på 10 personer eller flere og om forhold, som ikke kan afklares på den offentlige reservationsside.
Saml dato, tidspunkt og antal gæster på én linje
Oplys den ønskede dato og starttid, det samlede antal voksne og børn samt navnet på den person, reservationen skal stå i. En formulering som ‘den ○. måned kl. ○, i alt ○ personer’ mindsker risikoen for, at den samme dato forstås forskelligt, sammenlignet med ‘næste weekend om aftenen’. Hvis flere datoer er mulige, så angiv dem i den rækkefølge, I foretrækker.
Hvis antallet endnu ikke er endeligt, kan du oplyse forventet minimum og maksimum samt datoen for endelig bekræftelse. Hvis gæsterne ankommer på forskellige tidspunkter eller i flere biler, så skriv også det forventede tidspunkt for første og sidste ankomst. Oplysningerne indgår i vurderingen af bordopstilling og serviceforløb.
Beskriv kosthensyn med navnene på de ingredienser, der skal undgås
Formuleringer som ‘jeg har allergi’ eller ‘jeg spiser tempelkost’ er ikke præcise nok til at fastlægge omfanget. Angiv for hver person de ingredienser, der skal undgås, og ved allergi også om spor gennem krydskontakt, fælles redskaber eller arbejdsflader skal undgås. At menuen er 100 % plantebaseret og at en bestemt allergi kan håndteres sikkert, er to forskellige oplysninger.
Hvis der er flere hensyn, er de lettest at kontrollere, når de opdeles, for eksempel ‘Gæst A: jordnøddeallergi, krydskontakt skal også undgås / Gæst B: uden de fem stærkt aromatiske ingredienser’. Mahina Vegan Table oplyser, hvad der kan bekræftes, og hvilke forhold der er vanskelige at imødekomme. Vigtige allergier skal desuden nævnes igen, før der bestilles på besøgsdagen.
Forberedelserne afhænger af gruppens størrelse
Ved 5 personer eller flere anbefales det så vidt muligt at reservere via Naver eller CatchTable. Ved 10 personer eller flere skal antal gæster, menuform og ankomst aftales på forhånd via telefon eller kontaktformular ud over selve reservationen. En afklaring af mulighederne via telefon eller kontaktformular bekræfter ikke den almindelige reservation, så kontrollér også skærmen med den gennemførte reservation.
Besøg for 20–30 personer kræver normalt dialog omkring en måned i forvejen og kan være vanskelige at modtage afhængigt af eksisterende reservationer og forberedelsestiden. Ved 20 personer eller flere kan en skriftlig aftale og forudbetaling blive et vilkår efter forhåndsdialogen. Beløb og ændringsvilkår er ikke ens for alle selskaber; de relevante betingelser bekræftes skriftligt for det konkrete arrangement.
Efterlad et telefonnummer og oplys, hvornår du har brug for svar
Når du bruger kontaktformularen, skal du skrive kontaktpersonens navn, telefonnummeret til svar og det tidspunkt, hvor du senest har brug for en tilbagemelding. Hvis den samme sag deles mellem flere kanaler, kan den være vanskelig at samle som ét besøg, så det er bedst, at én kontaktperson fortsætter i samme samtale. Ved ændringer skal du både nævne de tidligere oplysninger og præcisere, hvad der er ændret.
Når du har modtaget svar fra Mahina Vegan Table, skal du sammenholde de bekræftede oplysninger om dato, tidspunkt, antal gæster, menuform og kosthensyn. Hvis noget stadig kræver afklaring, kan du fortsætte med netop det punkt. Hvis både en gruppeaftale og en almindelig reservation er nødvendige, skal status for de to processer gemmes hver for sig.
Denne rækkefølge gør henvendelsen let at kontrollere samlet
Formål med henvendelsen: / Ønsket dato og starttid: / Forventet eller bekræftet antal gæster: / Navn på kontaktperson: / Præference for menu eller à la carte: / Mulighed for menuvalg på forhånd: / Præcise ingredienser, der skal undgås: / Nødvendigt niveau for at undgå krydskontakt: / Oplysninger om selskabets ankomst: / Telefonnummer til svar: / Seneste tidspunkt for svar:. Almindelige reservationer foretages via Naver og CatchTable; ved 10 personer eller flere fortsætter en særskilt forhåndsdialog på baggrund af disse oplysninger.
Skriv ‘ikke relevant’ ved de punkter i den kopierede skabelon, som ikke gælder. Kontrollér tallene i dato, antal gæster og telefonnummer, før du sender henvendelsen. Hvis reservationen allerede er gennemført, skal du også oplyse navnet på reservationen samt den bekræftede dato og tid. Mahina Vegan Table vejleder om mulighederne ud fra de modtagne oplysninger og den aktuelle driftssituation.
Når du ringer eller bruger kontaktformularen
- Bliver en almindelig reservation bekræftet via telefon eller kontaktformular?
- Nej. En almindelig reservation bekræftes på afslutningsskærmen hos Naver eller CatchTable. Telefonen og kontaktformularen bruges til forhåndsaftaler for grupper på 10 personer eller flere og til spørgsmål, der kræver særskilt afklaring.
- Er det nok at gennemføre reservationen på reservationssiden ved 10 personer eller flere?
- Nej. Ud over reservationen via Naver eller CatchTable skal antal gæster, menuform og ankomst aftales via telefon eller kontaktformular inden besøget. De to processer har forskellige funktioner.
- Hvordan skal kosthensyn oplyses?
- Angiv for hver person de præcise råvarer, der skal undgås, og hvor omfattende beskyttelse mod krydskontakt der er nødvendig. Vigtige allergier skal nævnes igen, før der bestilles på besøgsdagen.
- Er aftale og forudbetaling altid underlagt de samme vilkår ved 20 personer eller flere?
- Nej. De kan blive relevante efter forhåndsdialogen, og de konkrete betingelser fremgår af den skriftlige vejledning for det pågældende selskab.
Oplys dato, tidspunkt, antal gæster, menuform, kosthensyn og telefonnummer til svar samlet.
Åbn Mahina Vegan Tables kontaktformular
