I denne artikkelen
- Oppgi formålet med henvendelsen i første linje
- Samle dato, tidspunkt og antall gjester på én linje
- Oppgi om dere foretrekker fast meny eller à la carte, og når menyvalget kan tas
- Beskriv kosthensyn med de nøyaktige ingrediensene som skal unngås
- Forberedelsene avhenger av gruppens størrelse
- Legg igjen et telefonnummer og oppgi når du trenger svar
- Denne rekkefølgen gjør det enkelt å kontrollere alt på én gang
- Når du ringer eller bruker kontaktskjemaet
Det korte svaret
Oppgi ønsket dato og klokkeslett, samlet antall gjester og navnet reservasjonen skal stå i. Ta også med om dere foretrekker meny eller à la carte, nøyaktige kosthensyn og allergier samt et telefonnummer for svar. Vanlige reservasjoner bekreftes via Naver eller CatchTable. Grupper på 10 personer eller flere skal dessuten avtale besøket på forhånd via telefon eller kontaktskjema. Et svar på en henvendelse er ikke i seg selv en bekreftet reservasjon.
Det viktigste
- En bekreftet ordinær reservasjon og en forhåndsavklaring via telefon eller kontaktskjema er to forskjellige prosesser.
- Ved kosthensyn bør du oppgi nøyaktig hvilke ingredienser som skal unngås, og hvilke krav du har til å unngå krysskontakt, ikke bare navnet på en kostform.
- Grupper på 10 personer eller flere bør avtale både menytype og ankomstopplysninger. For grupper på 20 personer eller flere kan skriftlig avtale og forskuddsbetaling bli et vilkår etter forhåndsdialogen.
I dybden
Oppgi formålet med henvendelsen i første linje
Skriv det viktigste formålet i første linje i kontaktskjemaet, for eksempel «gruppebesøk for 10 personer», «avklaring av kosthensyn» eller «samarbeids- eller presseforespørsel». Begynn i samme rekkefølge når du ringer, slik at den ansvarlige raskt kan finne opplysningene som trengs. Har du flere spørsmål, er det best å nummerere og skille dem fra hverandre.
Hvis du bare vil undersøke om det finnes ledige ordinære plasser, bør du først se på den aktuelle reservasjonssiden hos Naver eller CatchTable. Telefonen og kontaktskjemaet erstatter ikke bekreftelsen av en ordinær reservasjon. De brukes til forhåndsavklaring for grupper på 10 personer eller flere og for vilkår som det er vanskelig å avklare ut fra den offentlige reservasjonssiden alene.
Samle dato, tidspunkt og antall gjester på én linje
Oppgi ønsket dato og starttidspunkt, samlet antall voksne og barn samt navnet reservasjonen skal stå i. En formulering som «○. måned kl. ○, totalt ○ personer» reduserer faren for at samme dato blir forstått ulikt, sammenlignet med «neste helg om kvelden». Hvis flere datoer er mulige, bør du også oppgi dem i prioritert rekkefølge.
Hvis antallet ennå ikke er endelig, kan du oppgi forventet minimum og maksimum samt datoen for endelig bekreftelse. Hvis gjestene kommer til forskjellige tider eller i flere biler, bør du også skrive forventet tidspunkt for første og siste ankomst. Disse opplysningene vurderes sammen med bordplassering og serveringsflyt.
Beskriv kosthensyn med de nøyaktige ingrediensene som skal unngås
Formuleringer som «jeg har allergi» eller «jeg spiser tempelmat» er ikke nok til å fastslå behovet presist. Oppgi for hver person hvilke ingredienser som skal unngås, og ved allergi også om spor fra krysskontakt, felles kjøkkenredskaper eller arbeidsflater må unngås. At menyen er 100 % plantebasert, og at den er trygg ved en bestemt allergi, er to forskjellige opplysninger.
Hvis det er flere hensyn, er det enklest å kontrollere dem når de deles opp, for eksempel «Gjest A: peanøttallergi, må også unngå krysskontakt / Gjest B: uten de fem sterktduftende grønnsakene». Vi skiller mellom det som kan bekreftes, og vilkår som er vanskelige å imøtekomme. Opplys dessuten om viktige allergier én gang til før bestillingen på besøksdagen.
Forberedelsene avhenger av gruppens størrelse
For 5 personer eller flere anbefaler vi så langt det er mulig reservasjon via Naver eller CatchTable. For 10 personer eller flere må antall gjester, menytype og ankomstopplysninger i tillegg avtales på forhånd via telefon eller kontaktskjema. At mulighetene er avklart på telefon eller i skjemaet, betyr ikke at den ordinære reservasjonen er bekreftet; kontroller derfor også skjermen som viser den fullførte reservasjonen.
Besøk for 20–30 personer krever dialog fra omtrent en måned i forveien og kan være vanskelige å ta imot avhengig av eksisterende reservasjoner og nødvendig forberedelsestid. For 20 personer eller flere kan skriftlig avtale og forskuddsbetaling bli et vilkår etter forhåndsdialogen. Beløp og endringsvilkår fastsettes ikke likt for alle selskaper; de aktuelle vilkårene bekreftes skriftlig før dere går videre.
Legg igjen et telefonnummer og oppgi når du trenger svar
Når du bruker kontaktskjemaet, bør du oppgi kontaktpersonens navn, et telefonnummer for svar og når du senest trenger tilbakemelding. Hvis samme sak deles mellom flere kanaler, kan det være vanskelig å knytte meldingene til ett og samme besøk. Det er derfor best at én kontaktperson fortsetter i én samtale. Ved endringer bør du både gjengi de tidligere opplysningene og angi hva som er endret.
Når du har fått svar fra Mahina Vegan Table, bør du kontrollere de bekreftede opplysningene om dato, tidspunkt, antall gjester, menytype og kosthensyn samlet. Hvis noe fortsatt må avklares, kan du følge opp nettopp det punktet. Hvis både en forhåndsavtale for gruppen og en ordinær reservasjon må være på plass, bør du lagre statusen for de to prosessene hver for seg.
Denne rekkefølgen gjør det enkelt å kontrollere alt på én gang
Formål med henvendelsen: / Ønsket dato og starttidspunkt: / Forventet eller bekreftet antall gjester: / Navn på kontaktpersonen: / Ønske om fast meny eller à la carte: / Mulighet for menyvalg på forhånd: / Nøyaktige ingredienser som skal unngås: / Krav til å unngå krysskontakt: / Opplysninger om selskapets ankomst: / Telefonnummer for svar: / Når svar senest trengs:. Ordinære reservasjoner gjøres via Naver og CatchTable; for 10 personer eller flere fortsetter den separate forhåndsdialogen med disse opplysningene som grunnlag.
Skriv «ikke relevant» ved punktene i den kopierte malen som ikke gjelder. Kontroller tallene i dato, antall gjester og telefonnummer før du sender henvendelsen. Hvis reservasjonen allerede er fullført, bør du også oppgi navnet den står i og den bekreftede datoen og tiden. Vi opplyser om hva som er mulig ut fra informasjonen vi har mottatt og den aktuelle driftssituasjonen.
Når du ringer eller bruker kontaktskjemaet
- Blir en vanlig reservasjon bekreftet via telefon eller kontaktskjema?
- Nei. En ordinær reservasjon bekreftes på fullføringsskjermen hos Naver eller CatchTable. Telefonen og kontaktskjemaet brukes til forhåndsavklaring for grupper på 10 personer eller flere og til spørsmål som krever særskilt avklaring.
- Er det nok å fullføre reservasjonen på reservasjonssiden når gruppen består av 10 personer eller flere?
- Nei. I tillegg til reservasjonen via Naver eller CatchTable må antall gjester, menytype og ankomstopplysninger avtales via telefon eller kontaktskjema før besøket. De to prosessene har forskjellige funksjoner.
- Hvordan skal kosthensyn opplyses?
- Oppgi for hver person nøyaktig hvilke råvarer som skal unngås, og hvilke krav som gjelder for å unngå krysskontakt. Viktige allergier bør nevnes igjen før bestillingen på besøksdagen.
- Er avtale og forskuddsbetaling alltid underlagt de samme vilkårene for grupper på 20 personer eller flere?
- Nei. De kan bli et vilkår etter forhåndsdialogen, og detaljene fremgår av den skriftlige informasjonen for det aktuelle selskapet.
Oppgi dato, tidspunkt, antall gjester, menytype, kosthensyn og telefonnummer for svar i én samlet henvendelse.
Åpne Mahina Vegan Tables kontaktskjema
