Tässä artikkelissa
- Kerro kyselyn tarkoitus ensimmäisellä rivillä
- Kirjoita päivä, aika ja henkilömäärä samalle riville
- Kerro toive maistelumenusta tai à la carte -annoksista sekä valinnan ajankohta
- Kirjoita ruokarajoitteet vältettävien ainesten nimillä
- Ryhmäkyselyn valmistelut vaihtelevat henkilömäärän mukaan
- Jätä vastausnumero ja ajankohta, johon mennessä tarvitset vastauksen
- Seuraavassa järjestyksessä tiedot on helppo tarkistaa kerralla
- Kun käytät puhelinta tai yhteydenottolomaketta
Lyhyt vastaus
Ilmoita samalla kertaa toivottu päivä ja aika, henkilömäärä yhteensä, varaajan nimi, toive maistelumenusta tai à la carte -annoksista, tarkat ruokarajoitteet ja allergiat sekä puhelinnumero vastausta varten. Tavallinen varaus vahvistetaan Naverissa tai CatchTablessa. Vähintään 10 hengen ryhmästä on lisäksi sovittava etukäteen puhelimella tai yhteydenottolomakkeella. Pelkkä vastaus kyselyyn ei vahvista varausta.
Tärkeimmät asiat
- Tavallisen varauksen vahvistaminen ja ennakkoneuvottelu puhelimella tai lomakkeella ovat eri menettelyjä.
- Kerro ruokarajoitteen nimen sijaan täsmälliset vältettävät ainekset ja tarvittavan ristikontaktin välttämisen laajuus.
- Vähintään 10 hengen ryhmän tulee sopia myös tarjoilutavasta ja saapumistiedoista. Vähintään 20 hengen ryhmälle voidaan ennakkoneuvottelun jälkeen asettaa ehdoksi sopimus ja ennakkomaksu.
Syvemmin
Kerro kyselyn tarkoitus ensimmäisellä rivillä
Kirjoita lomakkeen ensimmäiselle riville tärkein tarkoitus, kuten ”10 hengen ryhmävierailu”, ”ruokarajoitteen tarkistus” tai ”yhteistyö- tai mediakysely”. Aloita samassa järjestyksessä myös puhelimessa, jotta vastuuhenkilö löytää nopeasti tarvittavat tiedot. Jos kysymyksiä on useita, numeroi ja erottele ne.
Jos haluat vain tarkistaa tavallisen pöydän saatavuuden, katso ensin Naverin tai CatchTablen nykyinen varausnäkymä. Puhelin ja yhteydenottolomake eivät korvaa eivätkä vahvista tavallista varausta. Niitä käytetään vähintään 10 hengen ryhmäjärjestelyihin tai ehtoihin, joihin julkinen näkymä ei anna vastausta.
Kirjoita päivä, aika ja henkilömäärä samalle riville
Ilmoita toivottu päivä ja aloitusaika, aikuisten ja lasten yhteismäärä sekä ryhmän varaajan nimi. Muoto ”○. kuuta klo ○, yhteensä ○ henkeä” vähentää väärinymmärryksiä paremmin kuin ”ensi viikonloppuna illalla”. Jos useampi päivä sopii, merkitse ne toivejärjestykseen.
Jos henkilömäärä ei ole vielä varma, ilmoita arvioitu vähimmäis- ja enimmäismäärä sekä päivä, jolloin määrä vahvistuu. Jos seurue saapuu eri aikaan tai usealla autolla, kirjoita myös ensimmäisen ja viimeisen saapujan arvioidut ajat. Tiedot huomioidaan pöytä- ja palvelujärjestyksen arvioinnissa.
Kirjoita ruokarajoitteet vältettävien ainesten nimillä
Ilmaukset ”minulla on allergia” tai ”noudatan temppeliruokavaliota” eivät vielä kerro tarvittavaa rajausta. Luettele vältettävät ainekset henkilöittäin. Allergian yhteydessä ilmoita myös, onko vältettävä vähäistä ristikontaktia tai yhteisiä välineitä ja työtasoja. Ruokalistan 100-prosenttinen kasvipohjaisuus ja tietyn allergian turvallisuus ovat eri tietoja.
Jos ehtoja on useita, erottele ne esimerkiksi näin: ”Vieras A: maapähkinäallergia, myös ristikontakti vältettävä / Vieras B: viisi pistävänmakuista kasvia pois”. Kerromme erikseen, mikä voidaan vahvistaa ja mitä ehtoa on vaikea toteuttaa. Mainitse tärkeä allergia vielä kerran vierailupäivänä ennen tilaamista.
Ryhmäkyselyn valmistelut vaihtelevat henkilömäärän mukaan
Vähintään 5 hengen seurueen kannattaa mahdollisuuksien mukaan varata Naverista tai CatchTablesta. Vähintään 10 hengen ryhmän on lisäksi sovittava etukäteen puhelimella tai yhteydenottolomakkeella henkilömäärästä, tarjoilutavasta ja saapumistiedoista. Mahdollisen toteutustavan selvittäminen puhelimessa tai lomakkeella ei vielä vahvista tavallista varausta, joten tarkista myös erillinen vahvistusnäkymä.
20–30 hengen vierailusta on neuvoteltava noin kuukautta etukäteen, eikä ryhmää välttämättä voida ottaa olemassa olevien varausten tai valmisteluajan vuoksi. Vähintään 20 hengen ryhmälle voidaan ennakkoneuvottelun perusteella asettaa ehdoksi kirjallinen sopimus ja ennakkomaksu. Maksua tai muutosehtoja ei määritetä kaikille tilaisuuksille samoiksi, vaan ryhmäkohtaiset tiedot vahvistetaan kirjallisesti ennen etenemistä.
Jätä vastausnumero ja ajankohta, johon mennessä tarvitset vastauksen
Jätä lomakkeeseen yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero vastausta varten ja päivä, johon mennessä vastaus tarvitaan. Saman asian lähettäminen monessa kanavassa vaikeuttaa viestien yhdistämistä yhdeksi vierailuksi, joten yhden yhteyshenkilön kannattaa jatkaa samassa keskustelussa. Jos tiedot muuttuvat, mainitse sekä aiempi tieto että muuttunut kohta.
Kun saat Mahina Vegan Tablen vastauksen, vertaa yhdessä vahvistettu päivä, aika, henkilömäärä, tarjoilutapa ja ruokarajoitteet. Jatka kysymällä nimenomaan kohdasta, joka tarvitsee lisäselvitystä. Jos tarvitset sekä ryhmän ennakkoneuvottelun että tavallisen varauksen vahvistuksen, säilytä kummankin menettelyn tila erikseen.
Seuraavassa järjestyksessä tiedot on helppo tarkistaa kerralla
Kyselyn tarkoitus: / Toivottu päivä ja aloitusaika: / Arvioitu tai vahvistettu henkilömäärä: / Varaajan nimi: / Toive maistelumenusta tai à la carte -annoksista: / Voidaanko ruokalajit valita etukäteen: / Täsmälliset vältettävät ainekset: / Ristikontaktin välttämisen laajuus: / Seurueen saapumistiedot: / Puhelinnumero vastausta varten: / Ajankohta, johon mennessä vastaus tarvitaan:. Tavallinen varaus tehdään Naverissa tai CatchTablessa, ja vähintään 10 hengen ryhmä jatkaa näillä tiedoilla erilliseen ennakkoneuvotteluun.
Kirjoita kopioituun lomakkeeseen ”ei koske minua” kohtiin, jotka eivät sovellu. Tarkista ennen lähettämistä uudelleen päivän, henkilömäärän ja puhelinnumeron numerot. Jos varaus on jo tehty, lisää varaajan nimi sekä vahvistettu päivä ja aika. Kerromme toteutettavissa olevan laajuuden saamiemme tietojen ja nykyisen toiminnan perusteella.
Kun käytät puhelinta tai yhteydenottolomaketta
- Vahvistuuko tavallinen varaus puhelimella tai yhteydenottolomakkeella?
- Ei. Tavallinen varaus vahvistetaan Naverin tai CatchTablen vahvistusnäkymässä. Puhelinta ja lomaketta käytetään vähintään 10 hengen ryhmien ennakkoneuvotteluun tai erillistä tarkistusta vaativiin kysymyksiin.
- Riittääkö vähintään 10 hengen ryhmälle varausnäkymän vahvistaminen?
- Sovi ennen vierailua henkilömäärästä, tarjoilutavasta ja saapumistiedoista puhelimella tai lomakkeella Naver- tai CatchTable-varauksen lisäksi. Menettelyillä on eri tehtävät.
- Miten ruokarajoitteesta kannattaa kertoa?
- Luettele henkilöittäin täsmälliset vältettävät raaka-aineet ja tarvittavan ristikontaktin välttämisen laajuus. Mainitse tärkeä allergia uudelleen vierailupäivänä ennen tilaamista.
- Ovatko vähintään 20 hengen ryhmän sopimus ja ennakkomaksu aina samanlaiset?
- Eivät. Ehtoja voidaan soveltaa ennakkoneuvottelun tuloksen perusteella, ja tarkat tiedot vahvistetaan kyseistä tilaisuutta koskevassa kirjallisessa ohjeessa.
Ilmoita samalla kertaa päivä, aika, henkilömäärä, tarjoilutapa, ruokarajoitteet ja vastausnumero.
Avaa Mahina Vegan Tablen yhteydenottolomake
