この記事の流れ
先に答えると
希望日と時刻、総人数、予約者名、コースまたはアラカルトの希望、具体的な食事制限とアレルギー、返信先の電話番号を一度にお知らせください。一般予約はNaverまたはCatchTableで確定し、10名以上は予約とは別に、電話またはお問い合わせフォームによる事前協議が必要です。お問い合わせへの回答だけで予約が完了するわけではありません。
この記事のポイント
- 一般予約の完了と、電話・お問い合わせフォームによる事前協議は別々の手続きです。
- 食事制限は名称だけでなく、避けるべき具体的な食材と必要な交差接触の範囲をお知らせください。
- 10名以上はメニュー形式と到着情報を併せて協議し、20名以上は事前協議後に契約書と前払いが条件となることがあります。
本文
最初の行でお問い合わせの目的をお知らせください
お問い合わせフォームには、「10名の団体利用」「食事制限の確認」「提携・報道に関するお問い合わせ」のように、最も重要な目的を最初の行にお書きください。電話でお話しになる際も同じ順序で始めていただくと、担当者が必要事項をすばやく確認できます。複数の質問がある場合は、番号を付けて内容を分けていただくと確認しやすくなります。
一般席の予約可否だけを確認したい場合は、まずNaverまたはCatchTableの現在の予約画面をご覧ください。電話とお問い合わせフォームは、一般予約に代わって予約を確定する窓口ではありません。10名以上の団体運営や、公開画面だけでは回答が難しい条件を事前に調整するための手続きとして分けて運用しています。
日付・時間・人数は1行にまとめてください
希望日と開始時刻、大人と子どもを含む総人数、代表予約者名をお知らせください。「次の週末の夕方」より、「○月○日○時、合計○名」のように書いていただくと、同じ日付を異なって理解する可能性を減らせます。複数の日程が可能な場合は、希望順も併せてお示しください。
人数がまだ確定していない場合は、予想される最少・最多人数と最終確定日をお知らせください。グループが異なる時刻に到着する場合や、複数の車両で移動する場合は、最初と最後の到着予想時刻もお書きください。この情報は、座席とサービスの流れを検討する際に併せて確認します。
食事制限は避けるべき食材名でお書きください
「アレルギーがあります」または「五葷抜きです」という表現だけでは、必要な範囲を正確に把握するのが難しくなります。避けるべき食材名をお一人ずつ記載し、アレルギーの場合は微量の交差接触や共用の調理器具・調理台まで避ける必要があるかもお知らせください。メニューが100%植物性であることと、特定のアレルギーに対する安全性は別の情報です。
条件が複数ある場合は、「A様：ピーナッツアレルギー、交差接触も避ける必要あり / B様：五葷抜き」のように分けていただくと確認しやすくなります。確認できた範囲と対応が難しい条件を分けてご案内し、ご来店当日の注文前にも重要なアレルギーをもう一度お伝えください。
団体のお問い合わせは人数区分によって準備内容が異なります
5名以上は、できるだけNaverまたはCatchTableでの予約をおすすめします。10名以上は予約とは別に、電話またはお問い合わせフォームを通じて、人数、メニュー形式、到着情報を事前に協議してください。電話やお問い合わせフォームで対応可能な範囲を確認しただけでは一般予約は確定しないため、予約完了画面も別途ご確認いただく必要があります。
20〜30名のご来店は約1か月前からの協議が必要で、既存の予約状況や準備期間によってはお受けできない場合があります。20名以上は、事前協議の結果によって契約書の作成と前払いが条件となることがあります。金額や変更条件はすべての集まりで同じとは定めず、その集まりに必要な内容を書面で確認してから進めます。
返信先の電話番号と回答が必要な時期を残してください
お問い合わせフォームをご利用の際は、代表者名、返信先の電話番号、回答が必要な時期を併せてお知らせください。同じ内容を複数のチャンネルに分けて送ると、一つの来店案件として結び付けにくい場合があるため、代表者1名が同じやり取りで続けていただく方が確実です。変更が生じた場合は、以前の内容と変更点を一緒にお書きください。
Mahina Vegan Tableから回答を受け取った後は、日付、時刻、人数、メニュー形式、食事制限のうち確認できた内容を一緒に照合してください。追加確認が必要な部分があれば、その項目を続けてご質問ください。団体の事前協議と一般予約の完了がどちらも必要な場合は、二つの手続きの進行状況を分けて保管してください。
次の順序で書くと一度に確認しやすくなります
お問い合わせ目的： / 希望日と開始時刻： / 予想・確定人数： / 代表予約者名： / コース・アラカルトの希望： / メニューの事前選択可否： / 避けるべき具体的な食材： / 必要な交差接触の範囲： / グループの到着情報： / 返信先電話番号： / 回答が必要な時期：。一般予約はNaverとCatchTableで行い、10名以上はこの情報をもとに別途事前協議を続けます。
コピーした書式で該当しない項目には「該当なし」とお書きください。お問い合わせを送る前に、日付、人数、電話番号の数字を再確認し、すでに予約を完了している場合は、予約者名と完了した日付・時刻も併せてお知らせください。お知らせいただいた情報と現在の運営状況をもとに、対応可能な範囲をご案内します。
電話・お問い合わせフォームをご利用になるとき
- 電話やお問い合わせフォームで一般予約は確定しますか？
- いいえ。一般予約はNaverまたはCatchTableの完了画面で確定します。電話とお問い合わせフォームは、10名以上の団体に関する事前協議や、別途確認が必要なお問い合わせに使用します。
- 10名以上は予約画面を完了するだけでよいですか？
- NaverまたはCatchTableでの予約とは別に、ご来店前に電話またはお問い合わせフォームで、人数・メニュー形式・到着情報を協議してください。二つの手続きは役割が異なります。
- 食事制限はどのように伝えればよいですか？
- お一人ずつ、避けるべき具体的な原材料と必要な交差接触の範囲をお書きください。重要なアレルギーは、ご来店当日の注文前にも改めてお伝えください。
- 20名以上の場合、契約と前払いの条件はいつも同じですか？
- いいえ。事前協議の結果に応じて適用されることがあり、具体的な内容はその集まりに関する書面のご案内で確認します。
日付・時刻・人数・メニュー形式・食事制限・返信先電話番号を一度にお知らせください。
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